BIBLIOTHEQUE ET GESTION DE LA LISTE DES PUBLICATIONS DU LIRMM.

Nous étudions actuellement l'installation d'un système de gestion de la bibliothèque, de 
gestion de la liste des publications du laboratoire, de communication interne.
Nous mettons au point un cahier des charges de ce système qui devrait permettre au S.T.I. de 
nous indiquer quel système choisir, mais surtout de déterminer sur quelle machine il faut 
l'installer compte tenu des fonctionnalités dont nous désirons disposer et de notre 
environnement "machines hétéroclites".
Pour l'instant, nous avons pensé à :


% Préalable :

Il faut absolument que Martine ait un correspondant "bibliothèque" dans chaque département.


% Classement des ouvrages à la bibliothèque :

Je vais demander à certains d'entre vous de nous indiquer quels modes de classement nous 
devons adopter. 
Pour des raisons évidentes de commodité de recherche, nous proposons les classements 
suivants :
* ouvrages (y compris thèses extérieures au LIRMM): 	
	1. par thème (ex : robotique, informatique),
	2. par sous-thème (ex : robotique mobile, systèmes discontinus, informatique                                                          
	     fondamentale, I.A. ...),
	3. par auteur,
	4. par année de parution de l'ouvrage.
* proceedings :	
	1. par thème,
	2. par titre (ordre alphabétique),
	3. par année.
* revues :
	Nous étudierons s'il convient de modifier le mode de classement actuellement utilisé.
* thèses passées au laboratoire:	
	1. par année,
	2. par nom d'auteur (ordre alphabétique).
* publications internes du laboratoire (autres que les thèses) : l'exemplaire que vous devez 
remettre à Martine (propre et non agrafé) sera archivé selon un classement à définir par 
elle mais qui doit être transparent pour vous. Chaque fois qu'on vous demandera un tiré à 
part de publication, avertissez-en Martine qui se chargera directement de son envoi (d'où 
l'intérêt de lui remettre un original "convenable").
N'oubliez pas que les changements apportés aux modes de classement antérieurs 
impliqueront que tous les ouvrages soient réétiquetés et reclassés (il y a actuellement 3500 
livres enregistrés sur les deux bases de données de nos anciens laboratoires !). Il est clair que, 
pour faire ce travail, nous vous demanderons de rendre tous les livres en votre possession et 
que, pendant au moins une semaine,  nous devrons interdire tout accès à la bibliothèque.
% Gestion des ouvrages (i.e. livres et proceedings) : 

Commandes :

Les procédures initiales (bons, réception des ouvrages, ...) ne devraient pas 
fondamentalement changer. Pour ce qui concerne l'enregistrement, nous serons tributaires du 
matériel choisi ... Logiquement, vous serez avertis par mail de l'arrivée de vos commandes.
Il serait cependant souhaitable que Martine puisse gérer de bout en bout vos commandes.

Emprunts et restitutions :

Il serait bon que chacun d'entre vous puisse avoir accès à partir de son bureau à la base de 
données de la bibliothèque. 
Nous espérons, en outre, pouvoir y installer une machine en "libre-service" afin que toute 
personne ayant accès à la bibliothèque, puisse consulter la base de données et signaler ses 
emprunts, voire ses restitutions (au lieu d'utiliser la feuille d'emprunts -ex-LAMM- ou le tableau à 
fiches -ex-CRIM-). Un mode d'emploi simplifié sera affiché auprès de cette machine.
Lorsque vous rendrez un livre, vous devrez le déposer sur la banque de la bibliothèque, de 
telle façon que Martine (et seulement elle) le remette sur les rayonnages, comme par le passé.


% Abonnements à des revues :

Il paraît logique que Martine puisse gérer de bout en bout vos commandes d'abonnements.


% Archivage des rapports internes :

Il faut que nous définissions comment uniformiser le traitement de ces rapports.


% Documents généraux :

Sans changement.


% Demandes de tirés à part de publications extérieures au LIRMM :

Lorsque vous souhaiterez obtenir un tiré à part, vous devrez en avertir Martine via la 
messagerie. Pour le reste, la procédure sera inchangée. 
Rappel  : Lorsque vous voudrez commander un document à l'INRIA en utilisant un formulaire 
spécial préétabli , nous prévoyons que vous déposiez le formulaire complété dans un "panier" 
ou une "boîte aux lettres" (à déterminer) prévu(e) à cet effet, de telle sorte que Martine ne soit 
pas dérangée.


% Mise à jour de la liste des publications du LIRMM :

La procédure restera inchangée pour ce qui vous concerne (remise d'un original...) mais c'est  
Martine qui se chargera d'établir la liste des publis.
Le système dont elle disposera devrait vous permettre (si vous êtes disciplinés) d'imprimer à 
tout moment la liste dont vous avez besoin (par département, auteur, ...).
Nous prévoyons également la mise en place d'un scanner qui devrait permettre de scanneriser 
tous vos abstracts. Vous pourrez ainsi en obtenir la liste (par département, auteur, ...).
Enfin, nous prévoyons de vous fournir, en même temps que le rapport d'activités, un "book" 
des publications de votre département pour l'année écoulée.


% Rapports internes.

Rappel : il nous faudra uniformiser le traitement de ces rapports.


% Affichage.

Chaque  mois, la liste des nouvelles acquisitions devrait être affichée à la bibliothèque.


% Conclusion :

Nous souhaitons passer commande aussi tôt que possible de tout 
l'équipement nécessaire afin de vous offrir des services optimaux très 
rapidement (étant entendu que Martine Péridier devra se former à son 
nouveau matériel et qu'il faudra vraisemblablement réorganiser toute la 
bibliothèque, le "très rapidement" étant donc relatif). Je ne manquerai pas de 
demander à certains d'entre vous une aide pour réfléchir à ce dont nous 
avons besoin. Je souhaite, pour ma part, que dès la  fin du mois de mai tout 
fonctionne convenablement (d'aucuns pensent que c'est de l'utopie !).