NOTE AUX MEMBRES DU LIRMM. (C. ANOMIN) Conformément aux souhaits que vous avez unanimement formulés lors d'une réunion récente du Conseil de Laboratoire, voici un certain nombre de précisions concernant le fonctionnement de la partie du service administratif placée sous ma responsabilité (qui comprend Geneviève Bassery, Nicole Olivet, Martine Péridier et Nadine Tilloy) : L'ETAT EXISTANT. ACCUEIL, STANDARD, COURRIER, FAX. % Accueil : L'accueil est ouvert (sauf imprévu auquel nous essaierons de pallier chaque fois) aux horaires suivants : * les lundis, mardis, jeudis et vendredis de 9 h 00 à 17 h 00, * les mercredis de 9 h 00 à 12 h 00 et de 14 h 00 à 17 h 00. % Réception des appels téléphoniques et des messages : Nadine Tilloy et Nicole Olivet (absente le mercredi) qui tiennent le standard sont présentes aux heures indiquées ci-dessus. Ce sont elles qui réceptionnent : * les appels directs en provenance de l'extérieur * les renvois de communications à partir de vos postes lorsque vous ne répondez pas. Afin de faciliter leur travail, nous vous demandons : * d'avoir la gentillesse, aussi souvent que possible, de donner à vos correspondants le numéro de votre ligne directe, * de signaler vos absences à l'accueil (verbalement pour l'instant, une messagerie devant être installée bientôt) afin que soit tenu un planning permettant d'indiquer à vos correspondants le moment auquel vous serez joignables, * éventuellement, de leur laisser vos coordonnées pendant votre absence au cas où un appel urgent devrait vous parvenir, * de fournir à l'accueil une liste de deux ou trois noms de personnes qui peuvent indifféremment prendre une communication selon que celle-ci concerne un département, une formation doctorale, une formation autre (DESS, licence, ...), une commission de spécialistes, ... Lorsqu'un message est pris à l'accueil, celui-ci est immédiatement déposé dans votre boîte aux lettres. % Réception et envoi de courrier : Le courrier destiné au laboratoire arrive aux alentours de 11 h 45. Après inscription de la date d'arrivée sur chaque envoi, le courrier est distribué dans vos boîtes aux lettres entre midi et 14 h 00. Le courrier "départ" du laboratoire est relevé à 15 h 30. Pour qu'un courrier parte le jour même, il convient donc qu'il soit déposé à l'accueil le plus tôt possible et, au plus tard, à 15 h 15 (je vous rappelle qu'il faut l'affranchir !). Lorsqu'un colis arrive au laboratoire, la procédure suivie est la même que lors de l'arrivée d'un fax. Si le colis est très volumineux, nous essaierons de nous faire ouvrir vos bureaux afin de le mettre sous clé. (Remarque : pensez absolument à dire à vos fournisseurs qu'ils doivent mentionner sur leurs bons de livraison le nom du destinataire du colis). Si vous désirez envoyer un colis pesant moins de 5 kgs, vous pourrez peser celui-ci à l'accueil et demander des timbres à Nadine ou Nicole pour l'affranchir. En aucun cas, l'envoi de ce colis ne pourra être pris en charge par l'accueil. Vous devrez donc le porter vous-même à la poste. Pour tout envoi non prévu ci-dessus (colis dont le poids excède 5 kgs, chronopost, colissimo, envoi en recommandé, etc ...), il vous appartiendra de procéder vous-même à l'envoi et de vous faire rembourser par le service comptabilité selon la procédure classique (bon de commande interne + facture, ...). Remarque : si vous savez que vous devez procéder à un envoi en grand nombre (mailing pour congrès, par exemple) merci de m'en prévenir assez tôt pour que nous puissions disposer le moment venu d'un nombre de timbres suffisant. % Réception et envoi de fax, maintenance du fax situé à l'accueil : Lorsqu'un fax arrive à l'accueil, Nadine et Nicole ont pour consigne de chercher à vous prévenir par téléphone immédiatement. * Si vous êtes joignable, vous serez prié de venir chercher votre fax à l'accueil. * Si vous avez signalé votre absence ou que vous ne pouvez être joint dans l'heure qui suit la réception du fax, ce dernier sera déposé dans votre boîte aux lettres, un post-it portant la mention "FAX" étant collé sur cette dernière. Si vous voulez envoyer vous-même un fax à l'accueil, reportez-vous à la petite notice "manipulation du fax" jointe à cette note (N'oubliez pas, si vous souhaitez avoir le rapport d'émission de votre fax indiquant, en particulier, à quelle heure celui-ci est "parti", de taper votre nom sur l'écran dans la rubrique "commentaires", ce qui permettra que ce rapport vous soit remis dans votre boîte aux lettres. Tout rapport d'émission ne mentionnant aucun nom d'"envoyeur" sera perdu). Nicole Olivet est, en outre, chargée de la maintenance du fax (en particulier, recharge d'encre).